Odbiór budynku to dopiero pierwszy etap przeprowadzki
Przeniesienie firmy z wynajmowanego biura w Warszawie do własnej siedziby w podwarszawskiej gminie kończy się kilkoma tygodniami, w których odbiory budynku zbiegają się z końcem najmu. Pokazujemy, jak rozpisać ten okres na zadania, żeby pierwszy dzień w nowym miejscu był zwykłym dniem pracy.
Przy przeprowadzce w obrębie jednego miasta wiele spraw da się załatwić na bieżąco. Przy zmianie lokalizacji na Pruszków, Łomianki, Ożarów Mazowiecki czy inną miejscowość wokół stolicy dochodzą nowe tematy. Należą do nich dojazd pracowników, inny dostawca internetu i nowi sąsiedzi na terenie parku biznesowego. Sprawy związane z nieruchomością firma załatwia w innym urzędzie gminy niż dotąd.
Odbiory techniczne przed wniesieniem mebli
Najpierw firma odbiera budynek od wykonawców. Lista obejmuje instalacje elektryczne, ogrzewanie i wentylację, sieć teletechniczną, alarm oraz automatykę, jeśli budynek ją ma. Odbiór warto zaplanować tak, żeby po nim zostało kilka dni na usunięcie usterek przed wniesieniem mebli i sprzętu. Gdy pomieszczenia są już zastawione, poprawki w sufitach, gniazdach czy czujnikach trwają dłużej, a ekipy muszą pracować między biurkami.
Przy odbiorze automatyki dobrze jest przejść budynek z wykonawcą i sprawdzić każdą uzgodnioną funkcję w praktyce: sceny oświetlenia w salach, harmonogramy ogrzewania, reakcję systemu na uzbrojenie alarmu. Uwagi trafiają do protokołu z terminem poprawek.
Dokumenty, które zostają w firmie
Po odbiorach w firmie powinna zostać jedna teczka, papierowa albo w folderze sieciowym. Trafiają do niej dokumentacja powykonawcza, instrukcje obsługi, karty gwarancyjne i dane kontaktowe do wykonawców każdej instalacji. Przy automatyce budynku do tej teczki trafia także plik projektu i kopia konfiguracji. Jak zaplanować tę część na etapie projektu, a nie dopiero przy odbiorze, opisuje tekst o planowaniu automatyki w nowej siedzibie firmy.
Harmonogram przeprowadzki w czterech blokach
- Infrastruktura: łącze internetowe, sieć wewnętrzna, drukarki i telefony, test kontroli dostępu z kartami pracowników.
- Wyposażenie: dostawa mebli, montaż stanowisk, oznaczenie pomieszczeń i sal spotkań.
- Przeniesienie zespołu: pakowanie i transport w dniach o najmniejszym obciążeniu pracą, zwykle pod koniec tygodnia.
- Zamknięcie starego biura: protokół zdawczo-odbiorczy z wynajmującym, zwrot kluczy i kart, zmiana adresu w dokumentach firmy.
Bloki mogą na siebie zachodzić, ale infrastruktura powinna być gotowa przed przyjazdem zespołu. Pracownicy, którzy przyjeżdżają do budynku bez działającej sieci, pierwszego dnia nie mogą normalnie pracować.
Pracownicy i dojazd
Dla części zespołu przeprowadzka poza Warszawę oznacza zmianę sposobu dojazdu. Przed przeprowadzką warto sprawdzić połączenia kolejowe i autobusowe do nowej lokalizacji, liczbę miejsc parkingowych dla samochodów i rowerów oraz to, czy budynek ma szatnię. Informację o dojeździe najlepiej przekazać pracownikom z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, razem z planem budynku i zasadami korzystania z parkingu.
Część firm przenoszących się pod Warszawę organizuje dla zespołu wizytę w budynku przed przeprowadzką. Pracownicy sprawdzają wtedy dojazd w godzinach szczytu, widzą swoje stanowiska i mogą zgłosić uwagi, zanim meble zostaną ustawione na stałe.
Pierwszy tydzień w nowym miejscu
W pierwszym tygodniu wychodzą sprawy, których nie widać przy odbiorze: za ciepła sala spotkań, światło, które gaśnie zbyt szybko w korytarzu, karta, która nie zwalnia zamka w drzwiach do magazynu. Administrator zbiera takie zgłoszenia w jednym miejscu i przekazuje je wykonawcom zbiorczo, raz albo dwa razy w tygodniu. Dzięki temu każda ekipa przyjeżdża z pełną listą poprawek, a nie z jedną sprawą naraz.
