Spotkanie firmowe we własnym biurze
Część zespołów z Warszawy organizuje spotkania świąteczne i jubileuszowe we własnym biurze zamiast w wynajętej sali. Poniżej opisujemy, co trzeba uzgodnić z administracją biurowca, żeby impreza po godzinach pracy odbyła się zgodnie z zasadami budynku.
Biuro ma kilka zalet: pracownicy znają drogę, nie trzeba rezerwować sali w grudniowym terminie, a firma decyduje o godzinach. Budynek biurowy ma jednak własne zasady i osoby, które za nie odpowiadają. W dużych biurowcach na Woli, Mokotowie czy w centrum są to zwykle administracja budynku, ochrona i zarządca technicznej obsługi obiektu.
Regulamin budynku i zgoda zarządcy
Pierwszym krokiem jest przeczytanie regulaminu biurowca i umowy najmu w części dotyczącej korzystania z powierzchni po godzinach. Część budynków wymaga zgłoszenia każdego wydarzenia z udziałem gości spoza firmy, inne wymagają zgody zarządcy przy każdym spotkaniu po godzinach pracy. Zgłoszenie powinno zawierać datę, godziny, liczbę osób i listę firm zewnętrznych, które wejdą do budynku.
Dostawy, winda i parking
Firma cateringowa, wykonawca baru czy obsługa nagłośnienia przyjeżdżają z wyposażeniem. Trzeba ustalić z administracją, którędy wjeżdżają, czy mogą skorzystać z windy towarowej i w jakich godzinach strefa dostaw jest otwarta. W budynkach w centrum Warszawy miejsce rozładunku bywa ograniczone, a wjazd do garażu wymaga wcześniejszego zgłoszenia numerów rejestracyjnych.
Dla gości spoza firmy, na przykład partnerów albo rodzin pracowników, potrzebna jest lista do recepcji i ochrony oraz informacja, jak dostaną się na piętro, gdy karty dostępu nie działają dla osób z zewnątrz.
Przestrzeń, prąd i bezpieczeństwo
Open space ma biurka, monitory i dokumenty, których goście nie powinni dotykać. Dobrze jest wyznaczyć strefę imprezy, na przykład kuchnię, salę konferencyjną i część wspólną, a pozostałą część piętra zamknąć albo oznaczyć. Bar i catering potrzebują stabilnego blatu i gniazdek, dlatego miejsce dla nich wskazuje się przed przyjazdem wykonawców.
Trzeba też sprawdzić drogi ewakuacyjne. Bar, stoły i dekoracje nie mogą ich zastawiać, a osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo w budynku mogą poprosić o plan rozstawienia.
Inni najemcy na tym samym piętrze
W biurowcu wielonajemczym na tym samym piętrze lub piętro niżej mogą pracować firmy, których zespoły zostają w biurze po godzinach. Muzyka i rozmowy w open space są słyszalne na korytarzu i w windach. Dobrze jest zapytać administrację, czy budynek ma zasady dotyczące głośności po określonej godzinie, i dostosować do nich nagłośnienie.
Wspólne części budynku, takie jak hol, windy i toalety na korytarzu, są dostępne także dla innych najemców. Organizator powinien wyznaczyć osobę, która pilnuje, żeby goście nie wychodzili poza strefę imprezy, i która jest w kontakcie z ochroną przez cały wieczór.
Sprzątanie i zakończenie
Ochrona budynku zwykle ma ustaloną godzinę, do której goście mogą przebywać w biurze. Zakończenie imprezy, demontaż baru i wyniesienie odpadów trzeba zmieścić przed tą godziną albo uzgodnić wyjątek. Rano biuro ma być gotowe do pracy, więc sprzątanie po imprezie warto zamówić od razu na wieczór albo na wczesny ranek.
Ustalenia z budynkiem to tylko część przygotowań. Jak zaplanować samą strefę napojów, model rozliczenia i kartę bez alkoholu, opisujemy w tekście o tym, czego firmy z regionu potrzebują od wykonawcy przy barze na imprezie firmowej w Warszawie.
