Prace w lokalu, do którego jedzie się z Warszawy
Spółka z Warszawy właśnie podpisała umowę najmu lokalu w innym mieście, a jej przedstawiciel może bywać na miejscu najwyżej raz w tygodniu. Opisujemy, jak w takiej sytuacji ułożyć nadzór nad remontem, żeby decyzje zapadały na czas, a odbiór lokalu nie przesuwał się o kolejne tygodnie.
Mazowieckie firmy otwierają oddziały, punkty obsługi i magazyny w innych regionach z różnych powodów: bliskości klientów, dostępności pracowników albo kosztów najmu. Wspólne dla tych projektów jest to, że lokal zwykle wymaga dostosowania, a osoby decydujące o projekcie pracują w centrali.
Kierownik po stronie firmy i kierownik po stronie wykonawcy
Podstawą nadzoru na odległość są dwie osoby z jasno przypisanymi rolami. Po stronie wykonawcy jest to kierownik ekipy, który jest na budowie codziennie. Po stronie firmy jest to koordynator projektu, który zna budżet, ma prawo zatwierdzać zmiany i odbiera telefony od wykonawcy w ciągu dnia. Jeśli w firmie decyzje podejmuje kilka osób, wykonawca powinien wiedzieć, która z nich odpowiada za sprawy techniczne, a która za koszty.
Harmonogram z punktami kontrolnymi
Harmonogram remontu prowadzonego na odległość dzieli się na etapy zakończone odbiorem częściowym. Typowe punkty kontrolne to zakończenie demontażu, zamknięcie instalacji przed zabudową ścian i sufitów oraz zakończenie prac wykończeniowych. Wizyta koordynatora najlepiej przypada właśnie na te momenty, bo po zabudowie część prac przestaje być widoczna.
Między wizytami wykonawca przesyła zdjęcia i krótki opis postępu. Ustalony z góry format, na przykład zdjęcia każdego pomieszczenia z tego samego miejsca, ułatwia porównanie stanu prac z poprzednim tygodniem.
Zmiany zakresu i budżet
W starszych lokalach po zdjęciu wykładzin czy skuciu tynków wykonawca często znajduje rzeczy, których nie było widać przy oględzinach: nierówne wylewki, zawilgocone ściany, stare instalacje do wymiany. Każda taka sytuacja oznacza decyzję o zmianie zakresu. Przy pracy na odległość dobrze sprawdza się zasada, że wykonawca zgłasza zmianę na piśmie, ze zdjęciami i wyceną, a koordynator odpowiada w ustalonym czasie, na przykład w ciągu jednego dnia roboczego. Bez takiej zasady ekipa albo czeka na decyzję, albo wykonuje prace dodatkowe bez zgody, co prowadzi do sporów przy rozliczeniu.
Sprawy, które trzeba załatwić lokalnie
Część spraw wymaga kontaktu z instytucjami i firmami w mieście, w którym leży lokal. Należą do nich uzgodnienia z zarządcą budynku, przyłącza mediów, zgody na zajęcie pasa drogowego oraz zamawianie kontenerów na odpady i ich wymiana. Przy tych sprawach przedstawiciel z Warszawy działa wolniej niż ktoś na miejscu, dlatego firma powierza je wykonawcy albo przyszłemu kierownikowi oddziału. Jak przygotować tę ostatnią część, opisuje tekst o organizacji wywozu odpadów przy remoncie oddziału w Łodzi.
Dokumenty i odbiór końcowy
Przy remoncie prowadzonym na odległość dokumentacja ma większe znaczenie niż przy pracach w mieście siedziby. Koordynator gromadzi w jednym miejscu umowę z wykonawcą, aneksy, protokoły odbiorów częściowych, zdjęcia oraz korespondencję o zmianach zakresu. Przy odbiorze końcowym sprawdza zgodność wykonania z projektem i sporządza listę usterek z terminem ich usunięcia.
- Wyznaczenie koordynatora po stronie firmy i kierownika po stronie wykonawcy.
- Harmonogram z odbiorami częściowymi.
- Stały format raportów z postępu prac.
- Przypisanie spraw lokalnych osobie na miejscu.
- Odbiór końcowy z listą usterek.
