Grudniowe spotkania firmowe w Warszawie planuje się jesienią
Firmy z Warszawy i okolic zaczynają w październiku planować grudniowe spotkania zespołów, a razem z salą i programem muszą zdecydować, jak podawać gościom napoje. W tym tekście opisujemy, jakie warianty baru wybierają organizatorzy imprez firmowych w regionie i co trzeba ustalić z wykonawcą przed podpisaniem umowy.
W grudniu terminy w salach, restauracjach i hotelach w stolicy rezerwuje wiele firm naraz, więc te same daty interesują kilku organizatorów. Podobnie jest z wykonawcami usług: obsługą techniczną, fotografem, firmą cateringową i barem. Kto zamawia w listopadzie, ma do wyboru mniej terminów i mniej wykonawców.
Miejsce wydarzenia zmienia zakres usługi
Część firm z Warszawy organizuje spotkanie we własnym biurze, w kuchni i strefie wspólnej open space. Inne wynajmują salę w restauracji, hotelu albo loft na wyłączność. Dla wykonawcy baru to trzy różne zlecenia.
- W biurowcu trzeba ustalić z administracją budynku wjazd do garażu lub strefy dostaw, windę towarową i godziny pracy ochrony po zakończeniu imprezy.
- W restauracji lub hotelu trzeba sprawdzić, czy obiekt pozwala na bar zewnętrznego wykonawcy i na jakich warunkach.
- W wynajętym lofcie zwykle zostaje najwięcej swobody, ale wykonawca musi przywieźć całe wyposażenie, od blatu po szkło.
Te informacje warto przekazać już w pierwszym zapytaniu. Bez nich wycena jest tylko orientacyjna.
Open bar czy napoje na żetony
Przy imprezie firmowej najczęściej wybiera się jeden z dwóch modeli. W pierwszym firma płaci za cały bar, a goście zamawiają bez ograniczeń w ramach ustalonej karty. W drugim każdy uczestnik dostaje określoną liczbę żetonów, a kolejne napoje kupuje sam przy barze, płacąc kartą lub gotówką. Drugi model wymaga kasy fiskalnej i terminala płatniczego po stronie wykonawcy.
Niezależnie od modelu w karcie powinna się znaleźć pełna część bezalkoholowa: lemoniady, soki, koktajle bez alkoholu i ciepłe napoje. Część uczestników wraca samochodem, część nie pije alkoholu wcale. Dobrze ułożona karta bezalkoholowa sprawia, że te osoby nie muszą wybierać między wodą a sokiem z kartonu.
Zespoły międzynarodowe i spotkania z klientami
W wielu warszawskich firmach pracują osoby, które nie mówią po polsku. Przy takim zespole przydaje się obsługa baru prowadzona także po angielsku i karta napojów w dwóch językach. To samo dotyczy spotkań, na które firma zaprasza klientów i partnerów z zagranicy.
Wykonawca, który zapewnia obsługę barmańską na imprezę firmową, może dopasować bar do tematu wieczoru, przygotować branding z logo i nazwą firmy oraz zimowe napoje z cynamonem, goździkami czy imbirem. Pokaz barmański albo krótkie warsztaty przy barze dają uczestnikom zajęcie w części wieczoru, w której nikt nie przemawia.
Przy imprezie firmowej pytam najpierw, kto przyjdzie i jak goście wrócą do domu. Od tego zależy, ile miejsca w karcie dajemy napojom bez alkoholu i o której bar kończy podawanie mocniejszych pozycji.
Harmonogram wieczoru a praca baru
Bar pracuje inaczej w różnych częściach wieczoru. Przy powitaniu goście przychodzą w krótkim czasie i każdy chce dostać napój od razu, więc dobrze sprawdza się jeden lub dwa napoje przygotowane wcześniej i podawane na tacach. W czasie przemówień i kolacji ruch przy barze spada. Najwięcej zamówień z karty przychodzi po kolacji, gdy zaczyna się część towarzyska.
Wykonawca powinien dostać harmonogram z godzinami tych części. Na tej podstawie planuje liczbę osób za barem, zapas składników i moment, w którym bar przechodzi na samą kawę i napoje bez alkoholu.
Powrót gości i koniec imprezy
Organizator odpowiada za to, żeby uczestnicy mogli bezpiecznie wrócić do domu. W Warszawie część osób wraca komunikacją miejską, w tym nocnymi liniami autobusowymi, część zamawia przejazd przez aplikację. Firma może z góry zamówić przejazdy dla gości z dalszych dzielnic i miejscowości pod Warszawą albo podać w zaproszeniu informację o dojeździe.
Godzinę zakończenia podawania alkoholu warto ustalić z wykonawcą wcześniej i wpisać do harmonogramu. Barman nie podaje alkoholu osobom, które są wyraźnie pod jego wpływem, a zespół organizatora powinien wiedzieć, kto po jego stronie decyduje w takich sytuacjach.
Co wpisać do umowy z wykonawcą
Umowa lub zamówienie powinny opisywać:
- godziny pracy baru i model rozliczenia,
- zakres karty, liczbę osób obsługi i wyposażenie dostarczane przez wykonawcę,
- montaż, demontaż i sposób postępowania, gdy impreza się przedłuży.
Dobrze też przekazać wykonawcy kontakt do osoby, która po stronie obiektu odpowiada za salę, żeby szczegóły techniczne ustalili bezpośrednio.
Przy porównywaniu ofert pomaga jedna lista założeń wysłana do wszystkich wykonawców: data, miejsce, liczba gości, godziny, model rozliczenia i oczekiwania co do karty. Każda agencja barmańska z Warszawy, do której trafi takie zapytanie, przygotuje wtedy wycenę na tych samych warunkach co pozostali, a firma porównuje zakres usług, a nie same kwoty. Warto też zapytać, czy wykonawca może dołączyć do baru inne stanowiska, na przykład baristę z kawą po kolacji.
Najczęstsze pytania
Jak wcześnie zamówić bar na grudniową imprezę firmową?
Najlepiej razem z rezerwacją sali. Wtedy wykonawca może też obejrzeć miejsce i dopasować bar do jego warunków.
Czy firma może zamówić sam bar bezalkoholowy?
Tak. Bar może podawać same napoje bez alkoholu, na przykład koktajle bezalkoholowe, lemoniady, soki i kawę.
Czy bar może mieć logo firmy?
Tak. Logo i nazwę firmy można umieścić na barze, kubkach i szklankach, a nazwy napojów w karcie mogą nawiązywać do marki.
