Transport po imprezie firmowej jako część planu
Jak uczestnicy wieczornej imprezy firmowej w Warszawie wrócą do domu, skoro mieszkają w różnych dzielnicach i w miejscowościach wokół stolicy? Ten tekst pokazuje, jak organizator może zaplanować powrót gości jeszcze przed wysłaniem zaproszeń i jakie informacje przekazać uczestnikom.
Firmy często planują salę, menu i program wieczoru ze szczegółami, a o powrocie gości myślą dopiero w dniu imprezy. Tymczasem transport ma wpływ na kilka innych decyzji: godzinę zakończenia, wybór miejsca i to, ilu uczestników przyjedzie samochodem.
Lokalizacja sali a dojazd
Sala blisko stacji metra lub dużego węzła komunikacji miejskiej ułatwia powrót większości uczestników. Przy obiektach poza centrum, na przykład w podwarszawskich miejscowościach, warto sprawdzić, jak wygląda dojazd późnym wieczorem i czy w pobliżu łatwo zamówić przejazd.
Przed wyborem sali dobrze jest zebrać od pracowników ogólną informację, z której części regionu dojeżdżają. Firma z biurem na Mokotowie, której pracownicy mieszkają głównie po prawej stronie Wisły i w miejscowościach pod Warszawą, może wybrać inne miejsce niż zespół, który mieszka blisko biura.
Warianty transportu
- Autokar lub bus zamówiony na koniec imprezy, z kursem do jednego lub kilku punktów, na przykład do centrum i do węzła przesiadkowego.
- Przejazdy zamawiane przez firmę w aplikacji, z kodem lub budżetem na uczestnika.
- Informacja o komunikacji miejskiej, w tym o nocnych liniach autobusowych z okolic sali.
Każdy z tych wariantów trzeba zaplanować z wyprzedzeniem. Autokar rezerwuje się razem z salą, a kod na przejazdy przygotowuje dział administracji przed wysłaniem zaproszeń.
Informacja w zaproszeniu
Zaproszenie powinno zawierać adres sali, informację o parkingu, godzinę rozpoczęcia i przewidywaną godzinę zakończenia oraz sposób powrotu, jaki zapewnia firma. Uczestnik, który wie, że po imprezie będzie bus do centrum, nie musi przyjeżdżać samochodem.
Osobom, które i tak przyjadą autem, organizator może zapewnić pełną kartę napojów bez alkoholu. Na takiej imprezie bar przygotowuje koktajle bezalkoholowe, lemoniady i kawę z taką samą starannością jak pozostałe pozycje. Więcej o ustaleniach z wykonawcą piszemy w tekście o tym, jak firmy planują obsługę baru na grudniowej imprezie firmowej w Warszawie.
Grudzień i warunki na zewnątrz
Imprezy na koniec roku odbywają się przy niskiej temperaturze i wcześnie zapadającym zmroku. Goście nie powinni czekać na transport przed budynkiem. Warto ustalić z obiektem, że do odjazdu busa mogą zostać w holu lub szatni, a kierowca da znać telefonicznie, gdy podjedzie pod wejście.
Przy salach z dużym parkingiem dobrze jest też sprawdzić oświetlenie drogi od wejścia do miejsca, w którym zatrzymują się autokary i samochody z aplikacji. Jeśli obiekt ma kilka wejść, w zaproszeniu i w wiadomości wysłanej w dniu imprezy trzeba wskazać to, pod którym czekają przejazdy.
Koniec imprezy i ostatnie kursy
Godzinę zakończenia warto ustalić tak, żeby pasowała do rozkładu transportu. Jeśli bus odjeżdża o konkretnej godzinie, bar powinien wcześniej przejść na kawę i napoje bez alkoholu, a prowadzący wieczór może zapowiedzieć odjazd kilkanaście minut przed czasem.
Ostatnim elementem jest osoba dyżurna po stronie firmy. To ona zostaje do końca, pilnuje odjazdu busa, pomaga zamówić przejazd osobom, które się spóźniły, i odbiera telefony od kierowców. Taka rola powinna być wpisana do harmonogramu, a nie przydzielana w trakcie imprezy.
