Ostatnie tygodnie najmu biura w Warszawie
Jak przygotować wynajmowane biuro w Warszawie do zwrotu, gdy firma przenosi się do nowej siedziby albo zmniejsza powierzchnię? Tekst opisuje, co sprawdzić w umowie najmu, w jakiej kolejności opróżniać lokal i jak uniknąć sporu przy protokole zdawczo-odbiorczym.
Przeprowadzka zajmuje uwagę zarządu i pracowników, a oddanie starego lokalu bywa traktowane jako formalność. Tymczasem to przy zwrocie biura rozstrzyga się, czy wynajmujący zwróci kaucję w całości i czy nie obciąży firmy kosztami przywrócenia lokalu do stanu z dnia wydania.
Co mówi umowa najmu
Pierwszym krokiem jest ponowne przeczytanie umowy i protokołu, na podstawie którego firma przejęła lokal. Umowy najmu powierzchni biurowych często regulują, czy najemca musi:
- zdemontować własne zabudowy i przywrócić pierwotny układ ścianek,
- odnowić ściany i wymienić wykładziny,
- usunąć oznakowanie firmy z lokalu i z budynku.
Część umów pozwala zostawić wybrane elementy za zgodą wynajmującego. Te zapisy decydują o zakresie prac przed zwrotem, więc dobrze jest omówić je z zarządcą budynku kilka miesięcy przed końcem najmu.
Wyposażenie, które jedzie do nowej siedziby
Spis wyposażenia przygotowuje się wcześniej niż plan przeprowadzki. Administrator dzieli meble i sprzęt na rzeczy, które jadą do nowego biura, rzeczy do sprzedaży lub przekazania oraz rzeczy do oddania jako odpady. Firma przeprowadzkowa wycenia przewóz na podstawie tego spisu, a dokładny spis ogranicza liczbę zmian ustalanych w dniu przeprowadzki.
Sprzęt elektroniczny wymaga osobnego planu. Komputery i nośniki danych przed wywozem lub sprzedażą trzeba wyczyścić z danych, a zużyte urządzenia oddać podmiotowi, który przyjmuje zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny.
Prace przed zwrotem lokalu
Jeśli umowa wymaga przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego, w biurze pojawia się ekipa remontowa. Demontaż ścianek działowych, zdjęcie wykładzin i usuwanie zabudów meblowych to prace, po których zostaje gruz, płyty, profile i opakowania. Ich wywóz trzeba uzgodnić z zarządcą budynku, bo w biurowcach kontener stoi zwykle w wyznaczonym miejscu, a ekipa korzysta z windy towarowej w określonych godzinach.
Firmy, które w tym samym czasie remontują nowy lokal, zwykle prowadzą dwa projekty naraz. Przy nowym biurze lub oddziale poza Warszawą przydaje się wtedy plan opisany w tekście o tym, jak przygotować wywóz odpadów z remontu nowego lokalu firmy.
Klucze, karty dostępu i liczniki
Poza stanem pomieszczeń przy zwrocie liczą się sprawy organizacyjne. W biurowcach na terenie Warszawy pracownicy mają zwykle karty wejściowe, karty do parkingu i klucze do szafek, które trzeba zebrać i zwrócić zarządcy. Firma spisuje też stany liczników mediów, jeśli rozlicza je osobno, i wypowiada umowy na usługi związane z lokalem: sprzątanie, ochronę, internet czy dostawy wody. Te umowy mają często własne okresy wypowiedzenia, które trzeba sprawdzić z wyprzedzeniem, bo nie kończą się razem z najmem.
Protokół zdawczo-odbiorczy
Do odbioru najlepiej przyjść z protokołem z dnia przejęcia lokalu i ze zdjęciami z tamtego okresu. Zarządca porównuje stan obecny z opisanym w dokumentach, a różnice wpisuje do protokołu. Zdjęcia każdego pomieszczenia zrobione w dniu zwrotu pomagają później wyjaśnić ewentualne roszczenia.
Jeśli zarządca wpisze do protokołu zastrzeżenia, firma może ustalić termin ich usunięcia przed ostatecznym rozliczeniem kaucji. Szybka reakcja jest prostsza, gdy ekipa remontowa nie zakończyła jeszcze pracy w budynku.
