Przeprowadzka siedziby to więcej niż transport mebli
Firma, która przenosi siedzibę z Warszawy do sąsiedniej gminy na Mazowszu, musi zaktualizować dane w kilku rejestrach i poinformować wiele osób o nowym adresie. Gdy te sprawy rozłoży się w czasie i zapisze w jednym planie, przeprowadzka nie przerywa obsługi klientów ani wystawiania faktur.
Poniższa lista porządkuje sprawy w kolejności, w jakiej zwykle się je załatwia. Szczegółowe wymogi formalne zależą od formy prowadzenia działalności, dlatego przed zmianą danych w rejestrach warto skonsultować je z biurem rachunkowym obsługującym firmę.
Przed przeprowadzką: umowy i dostęp do lokalu
Pierwsze kroki dotyczą obu lokali jednocześnie. W dotychczasowej siedzibie trzeba sprawdzić okres wypowiedzenia najmu i zasady zwrotu lokalu. W nowym należy ustalić termin przekazania kluczy oraz dzień, od którego można wnieść meble i sprzęt. Równolegle firma zamawia przeniesienie lub nową instalację internetu, bo operatorzy potrzebują na to zwykle kilku tygodni.
Rejestry i urzędy
Po zmianie adresu firma aktualizuje dane w rejestrze, w którym jest wpisana. Jednoosobowa działalność gospodarcza zmienia dane we wniosku do CEIDG, a spółka składa wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zmiana siedziby może też wpłynąć na właściwość urzędu skarbowego, a przedsiębiorca prowadzący działalność wymagającą zezwoleń sprawdza, czy obejmują one nowy adres. O kolejności i terminach tych zgłoszeń najlepiej zdecydować razem z księgową.
Kontrahenci, klienci i banki
Nowy adres musi pojawić się na fakturach, w stopce maili, na stronie internetowej i w profilu firmy w mapach internetowych. Stałym kontrahentom lepiej wysłać informację z wyprzedzeniem, z datą, od której obowiązuje nowy adres do korespondencji. Trzeba też zaktualizować dane w banku, u ubezpieczyciela, firmy leasingowej i u dostawców, którzy dowożą towar lub materiały.
Firmy obsługujące klientów na miejscu dodatkowo przygotowują opis dojazdu i informację o parkingu. Klient z Warszawy, który pierwszy raz jedzie do Łomianek czy Marek, doceni wskazówkę, z której ulicy jest wjazd na parking.
Zespół i organizacja pierwszego tygodnia
Pracownicy powinni znać termin przeprowadzki co najmniej kilka tygodni wcześniej, razem z informacją o dojeździe, parkingu i nowych godzinach otwarcia, jeśli się zmieniają. Pierwszy tydzień w nowym lokalu dobrze jest zaplanować z mniejszą liczbą spotkań z klientami. Daje to czas na podłączenie sprzętu, sprawdzenie drukarek i rozwiązanie drobnych problemów z siecią, zanim pojawią się pierwsi goście.
Po przeprowadzce: korespondencja i oznakowanie
Przez pierwsze miesiące część listów nadal trafia pod stary adres. Pomaga usługa przekierowania przesyłek oferowana przez operatora pocztowego albo umowa z dotychczasowym wynajmującym, że będzie przekazywał korespondencję. W nowym budynku trzeba uzgodnić z zarządcą oznakowanie firmy na elewacji, przy domofonie i w holu.
Sam wybór i przygotowanie lokalu to osobny etap, który najlepiej zamknąć przed rozpoczęciem formalności. Opisaliśmy go w tekście o tym, jak wygląda przygotowanie lokalu biurowego przed aranżacją w nowym budynku.
Najczęstsze pytania
Czy zmianę adresu trzeba zgłosić od razu?
Terminy zależą od rejestru i formy działalności. Najbezpieczniej ustalić je z księgową przed dniem przeprowadzki, a nie po nim.
Czy można prowadzić firmę pod starym adresem do czasu urządzenia nowego biura?
Adres w rejestrze powinien odpowiadać rzeczywistej siedzibie, dlatego datę zmiany warto zaplanować na dzień faktycznego przeniesienia działalności.
